Sådan dokumenterer du scenarieantagelser med offentlige kilder

Scenarieantagelser er ikke spådomme – de er dokumenterede valg

Fremforsk definerer et scenarie som en beskrivelse af en mulig og sandsynlig udvikling. Det er ikke den eneste mulighed og behøver ikke være den mest sandsynlige. Ifølge Fremforsk skal scenariet udfordre tankegangen i organisationen, der bruger det; det er et tænkeværktøj, ikke en prognose.

En scenarieantagelse er de konkrete valg, der gør scenariet operationelt: hvilken udvikling i efterspørgsel, pris, befolkning eller bygningsmasse scenariet bygger på. Fordi scenariet ikke behøver være det mest sandsynlige, kan antagelsen ikke forsvares med, at den er mest sandsynlig. Den skal forsvares med en kilde, en dato og en begrundelse, så læseren kan se, hvor tallet kommer fra, og hvad der ville ændre det.

Fremforsk nævner grænserne: Shell brugte scenarier til planlægning, men Brent Spar-sagen og andre uforudsigelige begivenheder viser, at teknikken har begrænsninger. Wildcards og trendanalyser kan håndtere den slags problemer. Dokumentationen bør derfor også sige, hvad scenariet ikke fanger.

Start med mulighedsrummet, ikke med én prognose

Flere scenarier for den fremtidige udvikling udspænder ifølge Fremforsk et rum, hvor udviklingen vil foregå: mulighedsrummet. Her kan man navigere, finde den ønskede fremtid og påvirke udviklingen i den retning. Flerheden undgår forsimplede, endimensionale vurderinger.

Praktisk betyder det, at hver antagelse skal mærkes med, hvilket scenarie den bærer. List de usikkerheder, der betyder mest for beslutningen, og kombinér dem til et lille antal scenarier.

Antagelser, der går igen i alle scenarier, er fællesantagelser og bør dokumenteres mest omhyggeligt; hele beslutningen hviler på dem. Antagelser, der kun gælder ét scenarie, skal stå sammen med det scenarie, så de ikke læses som generelle sandheder.

Fremforsk foreslår at læse scenariet som en historisk beretning skrevet ude i fremtiden, hvor man ser tilbage på en bestemt periode. Så behandler man fremtiden i flertal og kan forholde sig til flere fremtider på én gang. I dokumentationen betyder det, at hvert scenarie har sin egen liste af antagelser med kilder – ikke én fælles liste, hvor det er uklart, hvilket scenarie et tal hører til.

Find de offentlige kilder, der kan bære antagelserne

Kortlægningen bør starte med, hvem der ejer oplysningen, og i hvilken form den findes: åbne datasæt, myndighedsanalyser eller dokumenter. Danmarks Statistik stiller Statistikbankens åbne data til rådighed via et API, så de kan bruges direkte i egne applikationer. Det gør antagelser reproducerbare: udtrækket kan gentages, og datoen for udtrækket noteres, i stedet for at et tal indtastes i en rapport.

Referencearkitekturen for deling af data og dokumenter beskriver de begreber og sammenhænge, der er væsentlige for at forstå og arbejde med design og implementering af løsninger med data- og dokumentdeling – strategisk, forretningsmæssigt og teknisk. Den peger på konkrete specifikationer til data- og dokumentdeling i offentlig sektor i dag.

Arkitekturen er udarbejdet under Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 2016-2020 og skal anvendes i alle projekter under strategien. Den er relevant for offentlige myndigheder, deres leverandører samt virksomheder, der vil bruge offentlige data.

Sektoranalyser kan erstatte egne skøn. Energistyrelsen har med analysen »Afledte effekter ved energirenovering« (1. november 2019) villet skabe overblik over særlige danske forhold og over, hvad der kendetegner den eksisterende danske bygningsmasse. Har en antagelse om bygningsmassen eller energirenovering en sådan kilde, er den lettere at revidere end et internt skøn.

Vær tidligt opmærksom på adgangen. Referencearkitekturen fremhæver, at deling af data kan være teknisk kompliceret og ofte omkostningstung, og at den altid er underlagt lovmæssige og organisatoriske krav. Kravene skal opfyldes synligt og fuldt ud for at bevare tilliden til datadeling i det offentlige Danmark. Notér derfor for hver kilde, om den er frit tilgængelig, eller om den kræver aftale, hjemmel eller særlig behandling.

Kritiske kilder til scenarieantagelser i Danmark

Skeln mellem data, dokumenter og videregivelse

Referencearkitekturen bruger generelt begrebet videregivelse frem for deling af data. Videregivelse fokuserer på den faktiske delingshandling, hvor data konkret gives videre. Deling er bredere og dækker fx at udstille data, så de potentielt kan genbruges, uanset om det sker.

Det giver et præcist sprog i antagelsesloggen: en henvisning til et åbent datasæt er ikke nok, hvis data aldrig er hentet. Skriv hvilken videregivelse der ligger til grund – datasæt, udtræk og tidspunkt – så læseren kan gentage handlingen og få samme resultat.

Referencearkitekturen fremhæver desuden, at et dokument i bund og grund blot er en form for data. En rapport, vejledning eller analyse kan derfor behandles som en kilde på linje med et datasæt: den har udgiver, dato og version og kan spores til den konkrete udgivelse. Den sporing gør antagelsen reviderbar.

Vurdér præcision og pålidelighed, før du skriver antagelsen ned

Kvaliteten af kilden skal dokumenteres side om side med tallet. Danmarks Statistik arbejder med præcision og pålidelighed ved bl.a. at kontakte kommuner, der indberetter data med store udsving, for at forbedre kvaliteten. Store udsving er altså et signal, der følges op; det bør også fremgå af din dokumentation, hvis en antagelse hviler på et svingende tal.

For hver kilde bør du notere, hvordan tallet er fremkommet, hvilken population og periode det dækker, og om der er forbehold, kendte afvigelser eller revisioner. Det afgør, om antagelsen kan skrives som et enkelt tal eller må skrives som et interval.

Skriv også ned, hvad der udløser en genberegning: hvilken størrelse af udsving, hvilken revision eller hvilken ny version af kilden der betyder, at scenariet skal regnes efter. Uden en sådan grænse bliver kvalitetsvurderingen et skøn, der først tages stilling til, efter beslutningen er truffet.

Før en antagelseslog, der kan revideres

En antagelseslog er en tabel, hvor hver række er én antagelse, og hvor kolonnerne altid har samme rækkefølge: formulering, scenarie, offentlig kilde, dato og version, udtræksmetode, usikkerhed og begrundelse.

Formuleringen skal kunne læses som et tal eller et interval, ikke som en hensigt. Kilden skrives med navn på myndighed og udgivelse og med videregivelsen angivet, når der er tale om et dataudtræk.

Udtræksmetoden beskriver, hvordan tallet er fremkommet – fx et API-kald mod Statistikbanken eller en sidehenvisning i en rapport – så en anden kan gentage det. Usikkerhed angiver, hvor meget tallet kan flytte sig, og begrundelsen forklarer, hvorfor netop dette tal er valgt frem for et andet.

Fordelen er, at dokumentationen ikke afhænger af enkeltpersoner. En kollega eller ekstern læser kan følge rækken fra antagelse til kilde og se, hvad der er et valg, og hvad der er en oplysning.

Brug projektbeskrivelsen, og hold dokumentationen vedlige

Danmarks Statistik hjælper med, hvordan man skriver en projektbeskrivelse til en projektindstilling. Projektbeskrivelsen er stedet, hvor scenarier og de antagelser, der bærer dem, kan samles med kilder og usikkerhed. Så kan læseren se sammenhængen mellem formål, scenarier og talgrundlag.

For it-projekter i staten opstiller OES fem principper for gennemførelsen; det første er, at staten skal være ambitiøs med digitalisering. Principperne er rettet mod it-projekter i staten og kan bruges til at placere scenariearbejdet i projektets beslutningsgrundlag frem for i et bilag, der først læses efter beslutningen.

Vedligeholdelsen skal have en udløser. Notér for hver antagelse, hvilken begivenhed der gør den forældet: en ny version af rapporten, et nyt år i statistikken, en revision af data eller opfølgning på store udsving i de indberetninger, kilden bygger på. Gennemgå loggen ved udløseren, opdatér dato og version, og markér antagelser, hvor tallet har flyttet sig, så det fremgår, om scenarierne stadig holder.