Sådan dokumenterer du scenarieantagelser med offentlige kilder

Scenarieantagelser er ikke spådomme – de er dokumenterede valg

Fremforsk definerer et scenarie som en beskrivelse af en mulig og sandsynlig udvikling. Scenariet er ikke den eneste mulighed og behøver ikke være den mest sandsynlige. Ifølge Fremforsk er den væsentligste egenskab, at scenariet skal udfordre tankegangen i den organisation, hvor det bruges – scenarier er et tænkeværktøj, ikke en prognose.

En scenarieantagelse er de konkrete valg, der gør scenariet operationelt: hvilken udvikling i efterspørgsel, pris, befolkning eller bygningsmasse scenariet bygger på. Fordi scenariet ikke behøver være det mest sandsynlige, kan antagelsen ikke forsvares med, at den er mest sandsynlig. Den skal forsvares med en kilde, en dato og en begrundelse, så læseren kan se, hvor tallet kommer fra, og hvad der ville ændre det.

Fremforsk peger selv på grænserne: Shell brugte scenarier som planlægningsredskab, men Brent Spar-sagen og en række uforudsigelige begivenheder viser, at scenarieteknikken har begrænsninger, og at metoder som wildcards og trendanalyser kan håndtere den type problemer. Dokumentationen bør derfor indeholde, hvad scenariet ikke fanger.

Start med mulighedsrummet, ikke med én prognose

Når man opstiller flere scenarier for den fremtidige udvikling, udspænder man ifølge Fremforsk et rum, inden for hvilket den fremtidige udvikling vil foregå – mulighedsrummet. Her kan man navigere, finde det sted, hvor man helst vil have fremtiden til at befinde sig, og derefter påvirke udviklingen i den retning. Det er flerheden, der undgår de forsimplede, endimensionale vurderinger.

Praktisk betyder det, at hver antagelse skal mærkes med, hvilket scenarie den bærer. List de usikkerheder, der betyder mest for beslutningen, og kombinér dem til et lille antal scenarier. Antagelser, der går igen i alle scenarier, er fællesantagelser og bør dokumenteres mest omhyggeligt, fordi hele beslutningen hviler på dem. Antagelser, der kun gælder ét scenarie, skal stå sammen med det scenarie, så de ikke læses som generelle sandheder.

Fremforsk foreslår at læse scenariet som en historisk beretning skrevet fra et sted ude i fremtiden, hvor man ser tilbage på en bestemt periode. Dermed behandler man fremtiden i flertal og kan forholde sig til flere fremtider på én gang. I dokumentationen svarer det til, at hvert scenarie har sin egen liste af antagelser med kilder – ikke én fælles liste, hvor det er uklart, hvilket scenarie et tal hører til.

Find de offentlige kilder, der kan bære antagelserne

Kortlægningen bør tage udgangspunkt i, hvem der ejer oplysningen, og i hvilken form den findes: åbne datasæt, myndighedsanalyser eller dokumenter. Danmarks Statistik stiller Statistikbankens åbne data til rådighed via et API, så de kan bruges direkte i egne applikationer. Det gør antagelser reproducerbare: i stedet for at indtaste et tal i en rapport kan udtrækket gentages, og datoen for udtrækket noteres.

Referencearkitekturen for deling af data og dokumenter beskriver de begreber og sammenhænge, der er væsentlige for at forstå og arbejde med design og implementering af løsninger, der involverer deling af data og dokumenter – strategisk, forretningsmæssigt og teknisk – og peger på konkrete specifikationer, der bruges ved deling af data og dokumenter i den offentlige sektor i dag. Den er udarbejdet under Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 2016-2020, skal anvendes i alle projekter under strategien og er relevant for offentlige myndigheder, deres leverandører samt virksomheder, der vil bruge offentlige data.

Sektoranalyser kan erstatte egne skøn. Energistyrelsen har med analysen »Afledte effekter ved energirenovering« (1. november 2019) villet skabe overblik over særlige danske forhold og over, hvad der kendetegner den eksisterende danske bygningsmasse. Har en antagelse om bygningsmassen eller energirenovering en sådan kilde, er den lettere at revidere end et internt skøn.

Vær tidligt opmærksom på adgangen: referencearkitekturen fremhæver, at deling af data kan være teknisk kompliceret og i mange tilfælde omkostningstung, og at den altid er underlagt lovmæssige og organisatoriske krav, der synligt og til fulde skal opfyldes for at bevare tilliden til datadeling i det offentlige Danmark. Notér derfor for hver kilde, om den er frit tilgængelig, eller om den kræver aftale, hjemmel eller særlig behandling.

Kritiske kildetyper til scenarieantagelser i Danmark

Skeln mellem data, dokumenter og videregivelse

Referencearkitekturen bruger generelt begrebet videregivelse frem for deling af data. Videregivelse fokuserer på den faktiske delingshandling – der, hvor data konkret gives videre. Deling har en bredere betydning og dækker fx at udstille data for at gøre dem potentielt tilgængelige for genbrug, uanset at det måske aldrig sker.

Det giver et præcist sprog i antagelsesloggen: en henvisning til et åbent datasæt er ikke nok, hvis data aldrig er hentet. Skriv hvilken videregivelse der ligger til grund – hvilket datasæt, hvilket udtræk, hvornår det er foretaget – så læseren kan gentage den samme handling og få samme resultat.

Referencearkitekturen fremhæver desuden, at et dokument i bund og grund blot er en form for data. En rapport, en vejledning eller en analyse kan derfor behandles som en kilde på samme måde som et datasæt: den har en udgiver, en dato og en version og kan spores tilbage til den konkrete udgivelse. Det er den sporing, der gør antagelsen reviderbar.

Vurdér præcision og pålidelighed, før du skriver antagelsen ned

Kvaliteten af kilden skal dokumenteres side om side med tallet. Danmarks Statistik arbejder med præcision og pålidelighed ved bl.a. at forsøge at forbedre kvaliteten af de indberettede data ved at kontakte de kommuner, der indberetter data med store udsving. Store udsving er altså et signal, der følges op – og samme signal bør fremgå af din dokumentation, hvis en antagelse hviler på et tal, der svinger.

For hver kilde bør du notere, hvordan tallet er fremkommet, hvilken population og periode det dækker, og om der er forbehold, kendte afvigelser eller revisioner knyttet til det. Det er disse oplysninger, der afgør, om antagelsen kan skrives som et enkelt tal eller må skrives som et interval.

Skriv også ned, hvad der udløser en genberegning: hvilken størrelse af udsving, hvilken revision eller hvilken ny version af kilden der betyder, at scenariet skal regnes efter. Uden en sådan grænse bliver kvalitetsvurderingen et skøn, der først tages stilling til, efter beslutningen er truffet.

Før en antagelseslog, der kan revideres

En antagelseslog er en tabel, hvor hver række er én antagelse, og hvor kolonnerne altid har samme rækkefølge: formulering, scenarie, offentlig kilde, dato og version, udtræksmetode, usikkerhed og begrundelse.

Formuleringen skal kunne læses som et tal eller et interval, ikke som en hensigt. Kilden skrives med navn på myndighed og udgivelse og med videregivelsen angivet, når der er tale om et dataudtræk. Udtræksmetoden beskriver, hvordan tallet er fremkommet – fx et API-kald mod Statistikbanken eller en sidehenvisning i en rapport – så en anden kan gentage det. Usikkerhed angiver, hvor meget tallet kan flytte sig, og begrundelsen forklarer, hvorfor netop dette tal er valgt frem for et andet.

Fordelen er, at dokumentationen ikke afhænger af enkeltpersoner. En kollega eller en ekstern læser kan følge rækken fra antagelse til kilde og se, hvad der er et valg, og hvad der er en oplysning.

Brug projektbeskrivelsen, og hold dokumentationen vedlige

Danmarks Statistik hjælper med, hvordan man skriver en projektbeskrivelse til en projektindstilling. Projektbeskrivelsen er det sted, hvor scenarierne og de antagelser, der bærer dem, kan samles med deres kilder og usikkerhed, så læseren kan se sammenhængen mellem formål, scenarier og talgrundlag.

For it-projekter i staten opstiller OES fem principper for, hvordan it-projekter i staten skal gennemføres; det første er, at staten skal være ambitiøs i forhold til digitalisering. Principperne er rettet mod gennemførelsen af it-projekter i staten og kan bruges til at placere scenariearbejdet i projektets beslutningsgrundlag frem for i et bilag, der først læses efter beslutningen.

Vedligeholdelsen skal have en udløser. Notér for hver antagelse, hvilken begivenhed der gør den forældet: en ny version af rapporten, et nyt år i statistikken, en revision af data eller en opfølgning på store udsving i de indberetninger, kilden bygger på. Gennemgå loggen ved den udløser, opdatér dato og version, og markér de antagelser, hvor tallet har flyttet sig, så det fremgår, om scenarierne stadig holder.